Cuando el dinero no alcanza, muchos negocios dejan de depositar primero los impuestos de nómina. Parece un préstamo temporal. Para el IRS no lo es, y las consecuencias pueden llegar al dueño personalmente, no solo al negocio.
Por qué el IRS trata la nómina de forma distinta
Parte de lo que envías al IRS en cada nómina no es tu dinero. El impuesto sobre el ingreso y la parte del Seguro Social y Medicare que les retienes a tus empleados se llaman impuestos en fideicomiso (trust fund taxes). El IRS considera que los guardas en nombre de tus empleados hasta que los depositas.
Por eso una deuda de nómina se trata con más dureza que casi cualquier otra deuda de impuestos.
Las multas crecen rápido
Cada depósito tardío genera una multa sobre el monto no depositado:
| Depósito hecho | Multa |
|---|---|
| De 1 a 5 días tarde | 2% |
| De 6 a 15 días tarde | 5% |
| Más de 15 días tarde | 10% |
| Más de 10 días después del primer aviso del IRS, o después de una exigencia de pago inmediato | 15% |
A eso se suman intereses, y presentar tarde las declaraciones de nómina trae multas adicionales.
Cuándo el dueño responde con su propio dinero
Si los impuestos en fideicomiso no se pagan, el IRS puede cobrarlos directamente a personas, no solo a la empresa, mediante la multa de recuperación de fondos en fideicomiso (Trust Fund Recovery Penalty). Esta multa es igual al total de esos impuestos no pagados.
Se aplica a quien el IRS considere:
- Responsable: alguien con la obligación y la autoridad de cobrar y pagar estos impuestos. Puede ser el dueño, un socio, un oficial de la empresa u otra persona que decide qué cuentas se pagan.
- Intencional (willful): alguien que sabía, o debió saber, que los impuestos no se pagaron y no los pagó. Pagar renta, proveedores o salarios en lugar del IRS es una señal común.
Una vez asignada la multa, el IRS puede cobrar sobre los bienes personales de esa persona con gravámenes y embargos, aunque el negocio cierre.
La carta que nunca debes ignorar
Antes de asignar esta multa, el IRS envía una carta proponiéndola. En general tienes 60 días desde la fecha de esa carta para apelar. Si no respondes, el IRS asigna la multa y te exige el pago. Ese plazo suele ser el momento más importante para que un profesional revise el caso.
Qué opciones pueden existir
Cada caso es distinto, pero los caminos más comunes son:
- Ponerse al día primero. En general, el IRS espera que los depósitos actuales estén al día antes de resolver lo atrasado.
- Planes de pago para el negocio o para la persona, según el monto y la situación financiera.
- Alivio de multas cuando hay una causa razonable, o por las reglas de alivio por primera vez para negocios con buen historial. Desde 2026, el IRS aplica este alivio de forma automática a ciertas declaraciones trimestrales de nómina.
- Revisar la determinación de responsabilidad, cuando el IRS señala a alguien que en realidad no controlaba los pagos.
Actúa antes de que crezca
Un problema de nómina rara vez se resuelve solo, y cada trimestre cuesta más. Si tu negocio está atrasado con los depósitos o recibiste una carta del IRS sobre impuestos de nómina, agenda una consulta confidencial. Como Enrolled Agent, Nora Riano está autorizada para representarte ante el IRS, revisar tu situación y explicarte tus opciones, en español.